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La gestione del magazzino rappresenta per la farmacia uno dei processi chiave e contribuisce al conseguimento degli obiettivi di efficienza e di ottimizzazione del risultato economico.

Quando parliamo di “magazzino” facciamo riferimento all'insieme delle attività relative all'approvvigionamento, alla conservazione e al mantenimento delle scorte di prodotti: parliamo di politica degli acquisti, di marketing degli acquisti, di gestione degli stock, di efficienza.

La farmacia è un'impresa commerciale che svolge attività di vendita al dettaglio in due differenti mercati:

  • distribuzione dei farmaci per conto del Servizio Sanitario Nazionale;

  • vendita di prodotti di libero acquisto, che ad oggi rappresenta circa il 50% del fatturato totale.

La gestione di due mercati differenti presuppone l'adozione distinti modelli di gestione del magazzino, per adattarsi alle diverse e specifiche variabili.

La farmacia ha visto, continua a vedere e vedrà, ampliarsi il ventaglio delle richieste dei clienti e, di conseguenza, le esigenze da soddisfare.

La disponibilità dei prodotti nel punto vendita e la gestione del magazzino

  • da un lato rappresenta un fattore determinante per la performance economica: influisce sul rapporto con il cliente e sulla sua soddisfazione, sull'immagine e sul posizionamento nel mercato della farmacia;

  • dall'altro genera costi e influisce sul livello di efficienza dell'intero sistema impresa.

Un assortimento troppo scarso può danneggiare la capacità concorrenziale della farmacia, però, dal punto di vista economico-finanziario, dobbiamo contenere il livello delle scorte e mantenere una elevata rotazione del magazzino per liberare capitale e aumentare la redditività totale.

Per coniugare queste esigenze “in contrasto”, la farmacia necessita di un'organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell'alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.

Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:

  1. razionalizzazione dei costi attraverso la riduzione delle scorte, la riduzione dei costi di gestione e l'ottimizzazione delle risorse disponibili;
  2. contenimento dei rischi mediante la prevenzione degli errori di somministrazione e la rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.

La farmacia necessita di un'organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell'alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.

Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:

1. razionalizzazione dei costi attraverso

    • riduzione delle scorte;

    • riduzione dei costi di gestione;

    • ottimizzazione delle risorse disponibili;

2. contenimento dei rischi mediante

    • prevenzione errori di somministrazione;

    • rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.

All'interno della pianificazione strategica e della programmazione per obiettivi specifici dobbiamo specificare un processo per la gestione del magazzino: la pianificazione e programmazione del magazzino deve essere ben integrata all'interno dell'intera strategia di gestione della farmacia.

La gestione del magazzino è influenzata da tre principali processi:

  • processo di pianificazione della domanda, che si basa sulle analisi e sulle previsioni (in base ai dati storici e prospettici) dei consumi in un'ottica di soddisfazione dei clienti finali. E' importante aderire il più possibile alla domanda effettiva dei consumatori. In questa fase sono indispensabili strumenti come i report di consumo e la raccolta di informazioni dal bacino di utenti;

  • processo di pianificazione delle scorte, basato sulla determinazione dei livelli ottimali di scorte per ciascun prodotto per garantire un livello ottimale dei costi e una determinata qualità del servizio offerto. In base ai dati provenienti dall'analisi della domanda viene stimata la disponibilità richiesta al magazzino per far fronte alle richieste del mercato/ dei mercati obiettivo;

  • processo di pianificazione degli acquisti, sviluppato in stretta connessione con i precedenti, rappresenta le attività di input dei prodotti all'interno della struttura aziendale. Tale processo può essere così schematizzato:

  1. analisi della situazione delle scorte in magazzino, delle richieste in essere da parte dei clienti e verifica della rispondenza rispetto agli obiettivi programmati;
  2. calcolo dei fabbisogni per il ripristino delle scorte in base a quanto evidenziato nel punto precedente;
  3. creazione di proposte di ordini;
  4. calendarizzazione degli approvvigionamenti: calendari spedizione e ricezione; scadenze; lotti; listini fornitori; ordini multi-prodotto;
  5. verifica costante della situazione del magazzino e eventuali modifiche al processo.

A livello prettamente operativo tutto quanto evidenziato deve tradursi, all'interno della farmacia, nell'adozione di un procedimento composto da tre momenti per la gestione del proprio magazzino:

  1. scelta del fornitore e inoltro degli ordini;
  2. ricezione della merce e controllo della conformità;
  3. amministrazione: carico del magazzino e completamento della documentazione amministrativa.

Il controllo del magazzino è un processo che deve essere effettuato costantemente e non ci si deve limitare alla sola stesura dell'inventario. L'inventario è solamente la “fotografia del magazzino” in un determinato momento, solitamente al 31 dicembre per la chiusura del bilancio.

Consulenti e gestionali sono fondamentali per raggiungere soddisfacenti livelli di efficienza anche in ambito di gestione delle scorte.

Per comprendere l'importanza della gestione del magazzino ed il suo impatto sulla performance della farmacia, è sufficiente ragionare sulle sue implicazioni:

  • implicazioni tecniche: ottimizzazione dei flussi in entrata e uscita, nonché degli spazi;

  • implicazioni quantitative: rifornimento dei fabbisogni;

  • implicazioni economiche: mantenimento delle scorte di sicurezza con provviste a costi competitivi;

  • implicazioni finanziarie: speculazione su eventuali offerte (attenzione!) da parte di fornitori.

Una gestione efficace ed efficiente del magazzino permette vantaggi a livello economico, patrimoniale e finanziario:

  • miglior livello di liquidità finanziaria che consente di far fronte in maniera immediata a eventuali passività a breve termine;

  • minor rischio di svalutazione per variazione dei prezzi;

  • minore indebitamento a breve termine;

  • riduzione del capitale impiegato nel magazzino e maggiori possibilità di investimenti in altre attività strategiche;

  • limitazione degli scaduti;

  • aumento dell'indice di rotazione del magazzino;

  • riduzione dei prodotti “non necessari”;

  • minori oneri finanziari derivanti da eccessivo indebitamento a breve termine.

Come vedremo nel prossimo contributo abbiamo diversi strumenti per la programmazione della “funzione magazzino”.

Prima di tutto, però, fissiamo dei punti importanti per strutturarci:

  • prima di acquistare dobbiamo analizzare i numerosi dati in nostro possesso (forse non lo sappiamo, ma abbiamo infiniti dati a disposizione, anche grazie ai gestionali!): statistiche di vendita, indice di rotazione;

  • i dati storici sono importanti, ma dobbiamo abituarci a pianificare, programmare e sviluppare un budget;

  • rispettare la strategia e le programmazione e non “seguire” o farsi “ingolosire” da offerte e sconti applicati dai fornitori (acquisti razionali, non emozionali);

  • valutare gli impatti finanziari degli omaggi (attenzione alle offerte o presunte tali!);

  • valutare la tempistica dei pagamenti e sviluppare un budget finanziario-di cassa;

  • conoscere il prezzo effettivo unitario dei singoli prodotti.

Il magazzino rappresenta il prerequisito per poter effettuare l'attività di distribuzione dei prodotti, ma, considerando le risorse che impegna e i costi che genera, influenza pesantemente il risultato economico della farmacia e, pertanto, deve essere controllato e parametrato.

 

Altri articoli sul "magazzino in farmacia":

Il magazzino e le rimanenze in farmacia: problematiche contabili e fiscali

Gli strumenti per la gestione del magazzino in farmacia

 

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Fabio Rocci

Dottore Commercialista e Revisore Legale

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Website www.rocciconsulenze.it

 

 

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